איך להקטין את העלויות בעסק

מאת מאיר לירז

מתוך החוברת: "כלים לשיפור הרווחיות בעסק", סדרת ניהול עסק, להשיג בכל מוקדי הסיוע.

רווחיות העסק עומדת בסכנה כאשר אין בקרה יעילה על העלויות בעסק. היקף מכירות גבוה בעסק אין פירושו בהכרח רווח גבוה. הדוגמא של נתן רז (שם בדוי) תעיד על כך: גאוותו של נתן רז הייתה נתונה לאיכות המוצרים שהוא מכר בחנותו. בכל שנה חל גידול בהיקף המכירות של נתן. הגידול במכירות יוחס על ידי נתן לשיפור באיכות המוצרים, נתן רז חש שהגידול במכירות יכסה גם את הגידול שחל בעלות הסחורה עקב השיפור באיכות.

הספקות החלו להתעורר אצל נתן כאשר נוכח שהוא נצרך לתוספת מימון גבוהה יותר מאשר בעבר. נתן רז שוחח על כך עם רואה החשבון שלו וזה אמר לו: "גידול מהיר בהיקף המכירות בעסק יוצר מצג של הצלחה עסקית, זאת, שעה שמאחורי הקלעים הגידול בהוצאות עלול לבלוע את כל הרווחים".

לשלם את המחיר הנכון

מטרתך הינה לשלם את המחיר הנכון לגידול, קביעת מחיר זה לתפעול העסק חורגת מעבר לידיעה גרידא של הוצאות העסק. כדי להקטין את העלויות ולהגיע לרווחיות גבוהה יותר עליך לרכוש מיומנות בשימוש בכל שקל המיועד להוצאות.

הבט, לדוגמא, בהוצאות לשכר: הזבנים בחנות מקבלים שכר כדי למכור סחורות, מידת הפריון שלהם היא מרכיב חיוני בהפחתת עלויות השכר.

אם אתה מאמן את הזבן להשיג יותר מכירות במחירים גבוהים יותר, אתה משפר את הפריון ואת הרווחיות בעסק מבלי להגדיל את ההוצאות לשכר.

או, אם ניתן לאמן ארבעה זבנים להשיג כמות מכירות שהושגה קודם לכן על ידי שבעה זבנים פירושו שניתן לקצץ את עלויות השכר בשלוש משכורות.

הניסיון העסקי שלך וניתוח נתונים מהמערכת החשבונאית של העסק יאפשרו לך להשיג הבנה טובה של השווי של כל הוצאה.

מערכת הנהלת חשבונות מתוקנת תספר לך כל מה שקרה. ניתוח נתונים מתוך מערכת החשבונות יספק לך עובדות אשר ישמשו בסיס לקביעת יעדי עלויות ורווח ריאליים. כאשר אתה משיג יעדים אלה אתה משלם את המחיר הנכון לשגשוג העסק.

איך לנתח עלויות

לעתים אינך יכול לקצץ בסעיף הוצאה מסוים, אבל אתה יכול להפיק יותר תועלת מהוצאה זו ובכך אתה תורם לרווחיות, כאשר אתה מנתח את ההוצאות עדיף להשתמש באחוזים מאשר בסכומים ממשיים.

לדוגמא, אם אתה מגדיל את המכירות מבלי לגרור גידול דומה בסעיף הוצאה מסוים, למעשה הקטנת את ההוצאה המסוימת הזו באחוז מהמכירות. כאשר אתה מקטין את אחוזי העלויות אתה מגדיל את אחוזי הרווח.

מצד שני, אם היקף המכירות שלך נשאר יציב אתה יכול להגדיל את אחוז הרווח שלך על ידי הקטנת סעיף הוצאות מסוים. מטרתך הינה, כמובן, לעשות את שני הדברים: להקטין עלויות בערכים כספיים ולהגדיל את התפוקה שמשיגים אותם סעיפי הוצאה.

לפני שאתה מחליט אם קיצוץ בהוצאות יביא לך גידול ברווחים, עליך לאסוף מידע לגבי המערכת התפעולית של העסק. מידע כזה תוכל לקבל רק אם אתה מקפיד לקיים מערכת הנהלת חשבונות תקינה. מערכת כזו תאפשר לך לערוך דו"ח רווח והפסד (רצוי דו"ח חודשי), תקציב, ניתוח נקודת איזון, והערכת היחסים הפיננסיים שלך ביחס לעסקים אחרים.

נקודת איזון

שיטה יעילה לעריכת השוואה בין הוצאות הינה באמצעות ניתוח נקודת איזון, נקודת האיזון הינה הנקודה בה ההכנסות שוות להוצאות והעסק נמצא באיזון מבלי להראות רווח או הפסד. בשנה עסקית זהו הזמן שבו היקף המכירות שלך הגיע לנקודה שמעבר לה העסק יתחיל להראות רווח. לפניך שני דוחות רווח והפסד מקוצרים אשר משקפים היבט זה. בדו"ח "א" היקף המכירות נמצא בנקודת האיזון והדו"ח מראה על 0 רווחים. בדו"ח "ב" המתייחס לאותו עסק, היקף המכירות נמצא מעבר לנקודת האיזון והדו"ח מראה על רווח, בשני הדוחות מרכיבי האחוזים הנם שווים פרט להוצאות הקבועות, סך ההוצאות והרווח התפעולי:

"א"                                            "ב"

סכום                   אחוזים              סכום במצב            אחוזים

בנקודת איזון            מהמכירות            רווחי                 מהמכירות

מכירות             500,000 ש"ח            100                  600,000 ש"ח   100

עלות מכירות            300,000            60                    360,000            60

_________             _____              _________             _____

רווח גלמי            200,000            40                    240,000            40

_________             _____              _________             _____

הוצאות תפעוליות

קבועות             150,000            30                    150,000            25

משתנות                        50,000             10                    60,000             10

_________             _____              _________             _____

סך הכל             200,000            40                    210,000            35

_________             _____              _________             _____

רווח תפעולי            0                      0                      30,000             0

כפי שמשתקף מהדוגמא הנ"ל, מרגע שהיקף המכירות שלך הגיע לנקודת האיזון, ההוצאות הקבועות שלך מכוסות, מעבר לנקודת האיזון כל שקל של מכירות חייב להניב תוספת רווח באחוז דומה.

חשוב לזכור שמרגע שהיקף המכירות עובר את נקודת האיזון, האחוז שמהווים ההוצאות הקבועות יורד ככל שעולות המכירות. כך גם הרווח התפעולי צריך לעלות באחוזים דומים לאחוזי הירידה של ההוצאות הקבועות. הדבר מותנה בכך, שקימת בקרה והשגחה על ההוצאות המשתנות למניעת עליה בהם מעבר לאחוזי העלייה במכירות.

ואם נתייחס שוב לדוגמא הנ"ל, ההוצאות הקבועות בדו"ח "ב" פחתו ב5%- שעה שהרווח התפעולי גדל ב5%-.

איתור הוצאות הניתנות להפחתה

דו"ח הרווח וההפסד מספק לך את המידע לגבי הוצאות העסק ולכן כאשר אנו מנסים לאתר הוצאות הניתנות להפחתה המבט הראשון שלנו יופנה אל דו"ח זה. כדי שנוכל לעשות שימוש יעיל בדו"ח הרווח וההפסד יהא עליך להקפיד שהדו"ח יכיל מידע נכון וישקף במדויק את המצב בעסק. כדו"ח המראה הוצאות שכבר הוצאו בעבר, דו"ח הרווח וההפסד יכול להתריע בפניך על הוצאות בהווה אותם יש לבחון. אם אתה נוהג לערוך דו"ח רווח והפסד רק אחת לשנה עליך לשקול הכנת דו"ח לעתים מזומנות יותר - דו"ח רבעוני או אפילו דו"ח חודשי. ללא קשר לתכיפות עריכת הדו"ח, כדי לקבל מידע נכון יש להכין שני דוחות רווח והפסד. דו"ח אחד יציג את המכירות, ההוצאות והרווח (או ההפסד) הנובעים מפעילות העסק לאורך השנה כולה עד היום. הדו"ח השני יציג את אותם נתונים לגבי החודש או הרבעון האחרונים עד להיום.

כל דו"ח צריך להכיל גם מידע זה:

1. הסכום לגבי שנה זו כאשר כל סעיף מבוטא בערכים שקליים ובאחוזים.

2. הנתונים של התקופה המקבילה בשנה הקודמת כאשר כל הסעיפים מבוטאים בערכים שקליים ובאחוזים.

3. ההבדלים בין נתוני השנה הקודמת לבין נתוני שנה זו (הגידול או ההפחתה).

4. סעיפי הדו"ח המתוקצבים לשנה הבאה בערכים שקליים ובאחוזים.

5. ההבדלים בין הסעיפים המתוקצבים לבין נתוני השנה הנוכחית.

הנתונים הנ"ל מאפשרים לך לאתר תנודות בהיקף ההוצאות בשתי דרכים:

א. על ידי השוואות נתוני שנה זו לשנה קודמת.

ב. על ידי השוואת ההוצאות הנוכחיות להוצאות המתוקצבות לשנה הקרובה.

הבסיס החשוב ביותר להשוואה הינו הערכים המבוטאים באחוזים. האחוזים מיצגים מכנה משותף לשתי הדרכים הנ"ל. כאשר אתה מאתר שינויים באחוז שמהווה כל סעיף בין דו"ח אחד למשנהו עליך לבדוק את הנתונים בערכים שקליים לאתר את הסיבות לשינויים ולנקוט בצעדים לתיקון המצב.

הואיל ופעולות הקיצוץ בהוצאות יתבטאו במיוחד בסעיפי ההוצאות המשתנות עליך לוודא שההוצאות המשתנות באות לידי ביטוי בצורה נכונה בדו"ח הרווח וההפסד שלך. ההוצאות המשתנות הנן אותן הוצאות אשר היקפן משתנה עם כל גידול או הפחתה בהיקף המכירות. ההוצאות המשתנות כוללות, בין היתר: עלות מוצרים וחומרי גלם, אריזה, עמלות לאנשי המכירות וכו'.

ההוצאות הקבועות הנן אותן הוצאות אשר נשארות קבועות ואינן מושפעות מתנודות בהיקף המכירות של העסק, ביניהן כלולות: המשכורת שלך, שכר העובדים, ניכויי פחת, דמי שכירות, חשמל, מים, טלפון וכו'.

נקיטת פעולה

כאשר אתה מאתר סעיפי הוצאות בעייתיים הצעד הבא יהא לקצץ בהוצאות אלה. המפתח ליעילותה של כל פעולת קיצוץ בהוצאות הינה להיות מודע לשווייה של כל הוצאה. מה תורמת הוצאה זו לעסק וכיצד לקצץ בה מבלי שהקיצוץ יפגע בעסק.

כל עוד אתה יודע להעריך שוויה של כל הוצאה אתה יכול לשפר את הרווחיות על ידי ביצוע שיפורים קטנים בסעיפי הוצאות שונים. עליך להיות תמיד עם יד על הדופק. מוטב לבצע בדיקות שטחיות לעתים קרובות מאשר לבצע בדיקות מעמיקות בתדירות נמוכה, פעל מיד כשאתה מגלה אפשרות לקיצוץ.

התמד בפעילותך, לעתים התוצאות יהיו פחותות מן המקווה, עליך לזכור כי רק ניתוח מתמיד של הדוחות הכספיים ופעילות העסק ונקיטת פעולות קיצוץ באופן רצוף יגרמו לכך שההוצאות שלך לא יאכלו את רווחי העסק.