עצמאי בשטח, מגזין מקוון מס' 11

בעלי עסקים ומנהלי עסקים מכירים טוב את המונח תזרים מזומנים עקב התעסקותם היומיומית בניהולו. לא אחת נקלעים העסקים למשברים של תזרים מזומנים הנובעים מאי ניהול התזרים בצורה נכונה.

מניתוח קשיים תזרימיים בדיעבד, עולה לא אחת כי ניהול התזרים עלה שרטון, עקב אי הסתכלות נכונה קדימה (על פני ציר הזמן), הנובעת מאופטימיות יתר או מאי מתן משקל נכון לחשיבות הניהול הנכון של תזרים המזומנים.

תזרים המזומנים משמש את העסק ככלי תכנוני פנימי, אך גם ככלי בקרה לצרכים עצמיים ולצורכי הצגה בפני גופים המעורבים בפעילות העסקית של העסק, כגון בנקים, שותפים, משקיעים פוטנציאליים וכד'.

במאמר זה נדון בחשיבות ניהול נכון של תזרים המזומנים, במיומנויות ובכלים הנדרשים לניהול מקצועי של תזרים המזומנים, בדגשים לניהול נכון של תזרים המזומנים כנוהל עבודה תפעולי פיננסי ובזהירות הנדרשת בהצגת תזרים המזומנים בפני גופים הקשורים בפעילות העסקית של העסק (בנקים, שותפים, משקיעים וכד'). לבסוף יינתנו מספר טיפים לניהול תזרים המזומנים והצגתו בפני גופים קשורים לעסק.

מהו תזרים המזומנים ?

תזרים המזומנים הוא "השורה התחתונה" של מכלול הפעילות העסקית. כל ההתרחשויות בעסק וכל הפעולות שנעשות בעסק, המצליחות והפחות מצליחות, מתנקזות ומקבלות ביטוי סופי בתזרים המזומנים של העסק.

עסק שתזרים המזומנים שלו אינו טוב עשוי למצוא עצמו ללא יכולת לרכוש סחורה מספקים, ללא יכולות לשלם לעובדים וכד' ולכן למעשה להפסיק את פעילותו. תזרים מזומנים רע עשוי לאיים על המשך קיום העסק ואילו תזרים מזומנים טוב מאפשר המשך קיום העסק והמשך פעולות פיתוח וצמיחה לעסק. כל בעל עסק מכיר עובדה זו מחיי היום יום שלו.

העסק מממן את פעילותו ממספר מקורות הכוללים לרוב את הבנקים והספקים. במקרים אחרים מימון הפעילות מערב גופים נוספים כגון חברות מימון, חברות פקטורינג ועוד. מאידך העסק מקבל תקבולים מלקוחות. ברמת ההגדרה, מלאכת התזרים היא לגשר בין התשלומים לתקבולים על פני ציר הזמן ולוודא אי חריגות בתזרים מעבר לאלו שהעסק יכול לממן.

מיומנויות נדרשות לניהול תזרים המזומנים

המיומנות הנדרשת לניהול תזרים מזומנים יכולה להירכש מניסיון אישי או ע"י איש מקצוע והיא כוללת מספר מישורים:

•  הבנה כללית בניהול ספרי החשבונות של החברה (אם כי לא נדרשת הכשרה מקצועית כמנהל חשבונות).
•  יכולת שימוש בסיסית בכלי מיחשוב כגון גיליון אלקטרוני (אקסל, לוטוס, קווטרו וכד') ויכולת עבודה באינטרנט לשם קשר עם הבנקים עימם עובדים והורדת מידע חיוני אחר.
•  הבנה יסודית ומעמיקה של מבנה הפעילות הפיננסית של העסק אותו אתה מנהל.
•  הכרת הענף בו פעיל העסק ותנאי האשראי הנהוגים בו.
•  יכולת תקשורת טובה עם ספקים, לקוחות ובנקים לצורך פתרון "משברים".
•  יכולת לספק תחזיות תזרימיות לגופים הנ"ל.

דגשים לניהול נכון של תזרים המזומנים

כדי לבנות תזרים מזומנים ככלי תפעולי פיננסי שישמש את העסק ויסייע לו במניעת טעויות תזרימיות, על ניהול תזרים המזומנים להיבנות בצורה מודולארית הכוללת את רכיבי ההכנסות וההוצאות השונים של העסק.

יש לבנות את התזרים כך שקבוצות רכיבי ההכנסות השונות וקבוצות ההוצאות השונות יקבלו ביטוי נפרד ולאחר מכן למזג אותן.

כך למשל, עסק קבלני שמקורות ההכנסה שלו נובעות מקבוצות לקוחות שונים הכוללות גופים ציבוריים ולקוחות פרטיים הנבדלים זה מזה בתנאי התשלום, ברמת הסיכון של קבלת התשלום וכד', טוב יעשה אם ינהל את צפי התקבולים של שתי קבוצות אלו בנפרד ולאחר מכן ימזג את צפי התקבולים של שתי קבוצות אלו לצפי תקבולים כולל.

במקביל טוב יעשה העסק אם יגדיר ויבנה קבוצות שונות של הוצאות: הוצאות שוטפות כגון שכר והוצאות קבועות אחרות, הוצאות פרוייקטים (ניתן גם לנהל הוצאות לכל פרוייקט בנפרד, בכפוף לרמת המורכבות של התזרים) וכד'. במקרים אחרים, ניתן גם להפריד את ההוצאות לפי סוג אמצעי התשלום (שקים, כרטיסי אשראי, העברות בנקאיות ומזומן). לבסוף יש לאחד את ההוצאות למבנה הוצאות כולל של מכלול הקבוצות שהוגדרו.

לבסוף מובן כי יש לנהל את תזרים המזומנים על ציר הזמן, כלומר לאחד את ניהול קבוצות ההוצאות וההכנסות על פני ציר הזמן, רצוי לבצע זאת ברמה יומיומית ולאחר מכן לקבץ את התזרים לרמה שבועית או חודשית בהתאם לאופי והיקפי הפעילות של העסק.

ניהול תזרים מזומנים מסודר מאפשר לבעל העסק לקבל מידע אמיתי ועדכני על זרם התקבולים והתשלומים של העסק בטווח הקרוב והרחוק. באמצעות כלי ניהולי זה, מסוגל בעל העסק להעריך מתי ואם צפוי להיות תזרים מזומנים שלילי או חיובי ומתי ואם צפויה להיות חריגה ממסגרת האשראי המאושרת בבנק או לחילופין, יתרת זכות גדולה.

יש להבדיל באופן ברור בין הכנסות העסק לבין התקבולים ובין ההוצאות בעסק לבין התשלומים. בעוד שאת ההכנסות וההוצאות אנו עשויים לראות בדוח רווח והפסד, את התקבולים והתשלומים נוכל "להרגיש" בחשבון הבנק של העסק. תזרים המזומנים הוא למעשה זרם התשלומים והתקבולים של העסק בתקופה כלשהי ולו עלולה להיות השפעה קריטית על תפקוד העסק באופן שוטף. עודף של תשלומים על תקבולים עשוי לגרום למחסור במזומנים בעסק ומחסור זה עשוי, במקרים מסוימים, לשתק את פעילות העסק.

אמנם דוח תזרים המזומנים נערך אחת לשנה על ידי רואה החשבון ליד מאזן הנכסים וההתחייבויות ודוח רווח והפסד, אך על כל בעל עסק לנהל בעצמו תזרים מזומנים, על בסיס יומי, כדי לזהות הזדמנויות או סכנות צפויות.

ניהול נכון של תזרים המזומנים על ידי בעל העסק חיוני להצלחתו עוד בשלב תכנון הקמת העסק. בשלב זה, יש להעריך באופן המדויק ביותר את גובה תוכנית ההשקעה הנדרשת ואת אופן המימון שלה. יש לכלול בתוכנית ההשקעה את כל המרכיבים כגון שיפוץ מבנה, רכישת ציוד ומכונות, רכישת ריהוט, מלאי ראשוני ועוד. יש לקבל הצעות מחיר מהספקים השונים ולבדוק מהם תנאי התשלום.
הערכה נכונה ומדויקת של תוכנית ההשקעה תלמד את היזם מהו גובה המימון הנדרש. מומלץ לגייס מימון בגובה תוכנית ההשקעה ואף למעלה מכך ולא לדחות תשלומים של ספקים שונים, דבר העשוי לגרום לקשיי נזילות בחודשים הראשונים להקמת העסק ולהכבדת נטל התשלומים.

ניהול נכון של הכספים גם מאפשר לבעל העסק לתכנן את פריסת התשלומים כך שבמועדי פירעונם לא ייגרר העסק ליתרות חובה בלתי רצויות.

כלי ניהולי זה מאפשר שליטה ובקרה של בעל העסק על נושא המזומנים בקופת העסק ובחשבון הבנק. שליטה ובקרה זו גם מאפשרים, בעיתות קשיי נזילות, לפנות בעוד מועד לבנק ולהסדיר את גובה האשראי לתקופה הבעייתית. בעל עסק המפגין בקיאות במצב הכספי בפני הבנקאי שלו ומנהל סניף הבנק ומתריע מבעוד מועד על חריגות צפויות ממסגרת האשראי עשוי למצוא אוזן קשבת.

בעל עסק המעונין להתחיל בתכנון תזרים המזומנים עשוי למצוא תוכנות מדף רבות וקלות לתפעול.